Metody szukania dokumentów

ELO dysponuje różnymi możliwościami zapewniającymi szybkie znalezienie szukanych dokumentów, również przy dużych ich ilościach. Do nich należą szukanie pełno-tekstowe (Fulltext), szukanie przy pomocy znaku wieloznacznego, czy wreszcie przy użyciu masek indeksowania. Poniżej opisane zostaną metody/sposoby postępowania i konfiguracji kwerend przy wyszukiwaniu dokumentów w archiwum.

Metody te zostaną opisane poprzez omówienie następujących tematów:

1. Szukanie pełno-tekstowe (Fulltext) i kombinowane szukanie Fulltext
2. Szukanie przy pomocy notatki
3. Szukanie poprzez komentarze do wersji
4. Szukanie poprzez maskę indeksowania
5. Przeszukiwanie wszystkich masek
6. Szukanie obszarowe
7. Szukanie przy użyciu funkcji logicznych
8. Szukanie poprzez grupy indeksowe
9. Szukanie przy użyciu funkcji Tezaurus

1. Szukanie pełno-tekstowe (Fulltext) i kombinowane szukanie Fulltext

Szukanie Fulltext
Slajd 1. Szukanie w obszarze Fulltext

W obszarze Szukaj [F8] aktywujemy w listwie narzędziowej ikonę Fulltext, w polu Podaj szukane pojęcie wpisujemy szukane słowo, a następnie kliknięciem ikony Wystartuj szukanie, uruchamiamy kwerendę.

Przy wyszukiwaniu tego typu, w zależności od szukanego pojęcia/słowa, możemy otrzymać w wyniku kwerendy bardzo dużo dokumentów, zawierających to słowo. Jest to więc wyszukiwanie bardzo ogólne. Jeśli tych dokumentów będzie zbyt dużo musimy posłużyć się inną możliwością wyszukiwania dokumentów przy pomocy słów znajdujących się bazie danych pełno-tekstowych. Jest nią kombinowane szukanie Fulltext. Jeżeli dany dokument przejęty został do bazy Fulltext, oznacza to, że wszystkie, zawarte w jego treści słowa przejęte zostały do tej bazy. Aby zminimalizować wyniki takiej kwerendy, trzeba połączyć zasadniczą funkcję przeszukiwania pełno-tekstowego z funkcją podziału dokumentów na określone grupy. Taki podział dokumentów, gwarantują nam maski indeksowania, a w dalszej kolejności jej poszczególne pola wpisowe.

W tym celu definiowanie kwerendy odbywa się przy użyciu ikony Przeszukaj indeksowanie. Otwarty zostanie dialog z maskami indeksowania, w którym będziemy mogli wybrać określony typ dokumentów, zaznaczając w tym celu żądaną nazwę maski. Ta czynność ograniczy nam wybór ze wszystkich dokumentów znajdujących się w pełno-tekstowej bazie danych, do dokumentów, które zostały zdeponowane w archiwum przy pomocy wybranej właśnie maski indeksowania. Jako istotną informację, trzeba tu podać, że wszystkie tworzone w archiwum ELO maski indeksowania, posiadają pole indeksowe o nazwie Fulltext. Właśnie to pole zostanie wykorzystane do kombinacji w tworzeniu kwerendy. Jeśli więc w tym polu wpiszemy szukane słowo (będzie ono definiowało temat gromadzonych w obszarze Szukanie [F8] dokumentów), to będzie ono wyszukiwane tylko wśród dokumentów, które w archiwum zdeponowanych zostało przy pomocy zaznaczonej przez nas maski indeksowania. Dalsze zawężanie grupy dokumentów, które chcielibyśmy otrzymać w wyniku takiej kwerendy uzyskamy, poprzez użycie szczegółowych haseł wpisanych w niektóre pola wpisowe maski.

W taki sposób możemy przede wszystkim określać specyfikę dokumentów, które mają być odnalezione w archiwum.

2. Szukanie przy pomocy notatki

Przy pomocy ikony Notatki szukane będą pojęcia lub hasła zawarte w treści notatek umieszczonych na dokumentach. Tym samym dokumenty te zostaną odnalezione i wyświetlone z lewej strony w widoku obszaru Szukanie [F8], a w listwie statusu pokazana zostanie ścieżka dokumentu, czyli miejsce w archiwum, gdzie zdeponowany został dokument.

Szukanie w notatkach
Slajd 2. Szukanie w notatkach

Aby wystartować szukanie dokumentu zawierającego notatkę, w treści, której znajduje się poszukiwane pojęcie, należy zaznaczyć ikonę Notatka, wpisać szukane pojęcie w pole wpisowe obok ikony Notatka, a następnie wystartować samo szukanie, klikając z prawej strony ikonę Wystartuj szukanie. W efekcie kwerendy ELO przeszukuje wszystkie notatki archiwum, co w rezultacie może przynieść w wyniku bardzo dużo dokumentów, jeśli archiwum jest obszerne. Aby to ograniczyć powinno się użyć więcej pojęć oraz połączyć je operatorami logicznymi.

W ELO istnieją trzy rodzaje notatek:

1. ogólne, osobiste oraz permanentne notatki narożne
2. notatki, pochodzące z funkcjonalności formatów TIF, PDF
3. notatki tekstowe

Opisane powyżej szukanie przy pomocy notatek dotyczy tylko przeszukiwania treści notatek grupy pierwszej.
Dalsze możliwości definiowania kwerendy w odniesieniu do notatek ustawić można w dialogu Dalsze opcje (patrz informacje powyżej).

3. Szukanie poprzez komentarze do wersji

Dokumenty deponowane w archiwum w trybie kontroli wersji (patrz informacje odnośnie tworzenia masek indeksowania), podczas deponowania w archiwum mogą zostać zaopatrzone w specyficzny komentarz odnoszący się do tej właśnie deponowanej wersji dokumentu. Komentarz ten może być również poddawany edycji. Te cechy spowodowały, że powstała możliwość wyszukiwania dokumentów, w której wykorzystane zostały informacje zawarte w treści tych komentarzy. Jeśli więc pamiętamy, co zostało wpisane w komentarzach do wersji danego dokumentu, możemy ten dokument szybko odnaleźć.

W obszarze Szukaj [F8] aktywujemy w listwie narzędziowej ikonę Komentarze wersji, w polu Podaj szukane pojęcie wpisujemy szukane słowo lub tylko jego część, a następnie kliknięciem ikony Wystartuj szukanie, uruchamiamy kwerendę.

Szukanie w komentarzach wersji
Slajd 3. Szukanie w komentarzach wersji

4. Szukanie poprzez maskę indeksowania oraz
5. Przeszukiwanie wszystkich masek

Przeszukiwanie masek indeksowania jest bardzo szybkie, ponieważ program ELO musi przeszukać jedynie ograniczoną liczbę obiektów. Co zrobić jednak, gdy nie wiesz, której maski indeksowania użyto do zdeponowania dokumentu? Można to sprawdzić, używając maski indeksowania o nazwie Szukanie i symbolu * lub %. W tym celu kliknij ikonę Przeszukaj indeksowanie.

Otwarty zostanie dialog z maskami indeksowania, które mogą być wykorzystywane do przeprowadzenia kwerendy. Domyślnie zaznaczona jest maska o nazwie Szukanie.

Wyszukiwanie za pomocą maski Szukanie obejmuje tylko pola Nazwa/skrót, Data, Data deponowania, Wszystkie pola indeksowania i Szukanie Fulltext. W polu Wszystkie pola indeksowania wprowadź przed szukanym pojęciem znak wieloznaczny *, np. *Oferta.

Program ELO przeszuka wszystkie pola indeksowe wszystkich masek indeksowania, w tym teksty zawarte w zakładce Tekst dodatkowy, w których jako Tryb szukania ustawiono Szukanie jednowyrazowe (użycie operatorów logicznych), menu ELO, Konfiguracja, zakładka Szukanie.

Co więcej, nie trzeba nawet wprowadzać całego poszukiwanego słowa. Program ELO potrafi również znajdować fragmenty słów. Po wpisaniu ciągu np. *jasno, ELO znajdzie wszystkie obiekty, które mają w polu indeksowania kombinację liter jasno, np. jasnowidz, jasnooki lub jasność.

W polach Nazwa/skrót, Data i Tekst dodatkowy przy szukaniu sekwencji nie potrzebujesz używać znaku wieloznacznego. ELO pokazuje wszystkie obiekty, które w wymienionych polach posiadają podany w dowolnej formie ciąg znaków.

Ta zdolność ELO może prowadzić do pokazywania bardzo wielu dokumentów, wpływając ujemnie na przejrzystość pokazywanej listy. ELO pokazuje bowiem w wyniku tej funkcji szukania również elementy struktury archiwum, w przypadku zgodności indeksów. Postaraj się więc wpisywać dokładne hasła lub kojarzyć ze sobą kilka haseł, w celu ograniczenia ilości znajdowanych dokumentów (obiektów). Dokonasz tego poprzez wprowadzanie haseł do większej ilości pól indeksowych.

Powyżej w tym temacie wymienione zostało przeszukiwanie przy pomocy maski o nazwie Szukanie. Zasadniczo funkcja ta dotyczy kwerendy przy użyciu maski o konkretnej nazwie, np. Faktura, ponieważ naszym celem przy wybieraniu tej funkcji, a więc Szukanie poprzez maskę indeksowania, jest odnalezienie jak najmniejszej liczby dokumentów, lub nawet tylko jednego dokumentu. Drugim celem będzie tu zmniejszenie czasu, jaki upłynie do momentu wyświetlenia wyników kwerendy. Ma to szczególnie duże znaczenie przy archiwach o dużej objętości.

Jeśli więc wystartujemy szukanie przy użyciu konkretnej maski indeksowania, mamy oczywiście do dyspozycji powyżej opisane możliwości, natomiast istotą użycia takiej maski jest przeszukiwanie nie całego archiwum, lecz jedynie tych wszystkich dokumentów, które zostały zdeponowane w archiwum przy pomocy tej właśnie maski indeksowania. Trzeba tu zaznaczyć, że jeśli w archiwum będą występowały dokumenty posiadające w polach indeksowych takie same hasła, ale zdeponowane zostały przy pomocy masek indeksowania o innych nazwach, nie zostaną one pokazane w wyniku przeszukiwania.

Na zawężanie wyników przeszukiwania mają także wpływ wpisy w polach, które znajdujących się w zakładce Opcje w dialogu masek przeszukiwania. Tu trzeba zaznaczyć, że wygląd zakładki Opcje w masce przeszukiwania, będzie się różnił od takiego samego wyglądu zakładki Opcje w masce dokumentu. Przypominam, że maska dokumentu służy do deponowania dokumentów w archiwum (różnica ta omówiona została powyżej na początku tego dokumentu).

Do dyspozycji mamy tu następujące pola:

Typ obiektu: w ten sposób ograniczamy szukanie do określonego typu dokumentu (Word, Adobe PDF, itp.).

Zdeponowany przez: jeśli chcesz szukać dokumentów zdeponowanych w archiwum przez określonego użytkownika, możesz tutaj wybrać tego użytkownika.

Przeszukaj tylko aktualny katalog: jeśli ta opcja jest aktywna, przeszukany w archiwum zostanie tylko obszar aktualnie zaznaczonego katalogu.

Data przeterminowania: przy pomocy tego ustawienia szukanie dokumentów ograniczone zostanie poprzez datę przeterminowania. Jeśli podczas deponowania w archiwum dokumentów, została im określona data przeterminowania, będą one objęte tą kwerendą. Można tu określić przedział czasowy dokumentów objętych kwerendą.

Nazwa pliku: tutaj ograniczasz szukanie do dokumentów, posiadających podaną tu nazwę pliku.

6. Szukanie obszarowe

Nadzwyczaj skuteczne odszukiwanie pojedynczych dokumentów jest możliwe poprzez szukanie obszarowe (od - do). W ten sposób obszar szukania daje się optymalnie ograniczyć, a to z kolei znacznie przyspiesza szukanie i precyzuje wskaźnik trafień.
Chcąc np. szybko znaleźć dla akcji marketingowej wszystkich klientów, których nazwiska rozpoczynają się literami c, d, e lub f. W maskę szukającą w polu Klient wpisujemy c…f. W ten sposób będą szukane i odnalezione tylko dokumenty, których początkowa litera nazwy odpowiada kryterium wyboru c-f w dotyczącym tej kwerendy polu indeksowym.

Klient c-f

Wpis dla szukania obszarowego można oczywiście dalej precyzować, Jeśli np. w jakimś polu indeksowym maski szukającej podasz ku-la, pokazane zostaną tylko dokumenty, które w tym polu indeksowym spełniają to kryterium szukania. Pokazane więc będą wyłącznie dokumenty posiadające w odpowiednim polu indeksowym takie nazwiska, jak np. Kucharski, Kuczyński, Lasiecki, natomiast nie pokazane zostaną np. nazwiska Janicki, Kisielewski, Kralewski, Lewicki, Lisicka, Polecka, itp.

Klient k-a

To samo funkcjonuje oczywiście również z liczbami: podaj np. w polu indeksowym Numer faktury 3-5, a pokazane będą tylko dokumenty, których numery faktur rozpoczynają się numerami 3, 4 lub 5.

Nr faktury 3-5

W naszych przykładach użyty został znak rozdzielający w postaci trzech kropek. Można jednak użyć innego znaku, albo wielu znaków rozdzielających, czy np. określonego wyrazu. Ten parametr można ustawić w zakładce Szukanie (menu ELO/Konfiguracja), w obszarze Ustawienia dla szukania.

7. Szukanie przy pomocy funkcji logicznych

Przy pomocy operatorów logicznych I, LUB, NIE można sformułować złożone zapytania szukające. Poprzez menu ELO, Konfiguracja, zakładka Szukanie, w obszarze Tryb szukania (użycie operatorów logicznych) ustalasz, jak ELO potraktuje kwerendę funkcji szukania. Z obszaru funkcyjnego Szukaj [F8] zakładkę Szukanie najszybciej otworzyć można poprzez kliknięcie malutkiego okienka z wizerunkiem strzałki, znajdującego się w listwie narzędziowej, obejmującej grupę rozkazów o nazwie Szukanie (po jej prawej stronie).

• Szukanie jednowyrazowe. Szukane będzie tylko jedno słowo lub jego część. Podanie szukanego wyrazu np. „przed”, spowoduje znalezienie takich słów, jak przedpole, przedsionek, przedstawienie, sprzedać, itp. Wadą tego jest znalezienie zbyt dużej ilości słów (zbyt dużo trafień). Przy wpisywanych hasłach można używać znaku wieloznacznego %, który służy do zastępowania liter lub części wyrazów. Znak ten można stosować zarówno w odniesieniu do początkowych, końcowych członów wyrazów, jak również wewnątrz wyrazów.
• Dwuwyrazowe z połączeniem „i“ (And). Podanie dwóch słów rozdzielonych spacją, np. „a b”, spowoduje znalezienie wszystkich wpisów, które posiadają obydwie z tych liter (np. baba, burak, próba, itp).
• Dwuwyrazowe z połączeniem „lub” (Or). Podanie dwóch słów rozdzielonych spacją , np. „a b”, spowoduje znalezienie wszystkich wpisów, które posiadają jedną lub obydwie z tych liter (np. burak, próba, praca, but, itp).
• Rozszerzone z połączeniem „i”, „lub”, „nie” (And, Or, Not). Możesz połączyć wiele szukanych słów przy pomocy podanych łączników. Podanie polecenia np. „a i b nie c” spowoduje znalezienie wyrazów posiadających litery „a” oraz „b”, jednak pozbawione liter „c”.

Parametry trybu szukania „i”, „lub” oraz „i, lub, nie” odnoszą się tylko do pól Nazwa/skrót, Data i Tekst dodatkowy. Kombinowane procedury odnoszące się do pól indeksowych przeznaczonych do opisywania deponowanych dokumentów, można uruchamiać przeszukując wszystkie maski poprzez indeks, który wprowadzony został w polu Grupa podczas tworzenia masek indeksowania. Więcej o tym dowiesz się pod tematem Szukanie poprzez grupy indeksowe.

8. Szukanie poprzez grupy indeksowe.

ELO umożliwia szukanie określonych haseł poprzez wykorzystanie indeksów pochodzących z pola indeksowego Grupa (patrz: tworzenie masek indeksowania). Przyspiesza to i upraszcza szukanie przede wszystkim przy dużych archiwach.

W celu pełnego zrozumienia szukania poprzez grupy indeksowe wymagane są znajomości z tematu masek indeksowania. W tym celu przeczytaj koniecznie rozdział - Maski indeksowania.

W celu zrealizowania szukania poprzez grupy indeksowe, zdefiniuj jednoznaczne Grupy (np. Nazwa), dla określonych pól wpisowych (np. Dostawca, Odbiorca, itp.) w różnorodnych maskach indeksowania. Wybór i organizacja tych uzupełnień odbywa się bardzo prosty sposób poprzez listę kontekstową (kliknij w polu Grupa prawym klawiszem myszki). Ponieważ te pola wpisowe (Dostawca, Odbiorca, itp.) różnorodnych masek indeksowania posiadają ten sam wpis w polu Grupa, istnieje pomiędzy nimi logiczne horyzontalne skojarzenie. Poniższy schemat powinien to lepiej wyjaśnić.

Schemat
Slajd 4. Schemat skojarzenia masek indeksowania

Przykład:
Utworzyłeś różne maski indeksowania: dla faktur, promocji, itp. W każdej masce w polu Nazwa zawarte są m. in. pola wpisowe Klient, Firma. Przy każdym z tych pól wpisowych, w odpowiadających im polach Grupa wpisujesz Klient.

Któregoś dnia będziesz chciał zgromadzić wszystkie faktury, zamówienia i promocje określonego klienta. Utwórz w tym celu maskę szukania z polem wpisowym Szukanie. Przy tym polu wpisowym, wpisz w polu Grupa indeks Klient.

Grupa indeksów
Slajd 5. Grupa indeksów

Maska szukania posługująca się polem Grupa musi mieć zaznaczoną opcję Użyj tę maskę jako maskę przeszukiwania. Natomiast opcja Użyj tę maskę jako maskę dokumentu musi być koniecznie wyłączona (okienko bez haczyka).

Maski o tym samym indeksie         Maski o tym samym indeksie1
Slajdy 6 i 7. Maski o tym samym indeksie

W tej masce szukania wpisujesz jedynie w polu wpisowym Szukanie – nazwę klienta. ELO przeszukuje wtedy nie całe archiwum, lecz tylko te maski indeksowania, które w polu Grupa wpisany mają indeks Klient.

9. Szukanie przy użyciu funkcji Tezaurus

Przy pomocy funkcji Tezaurus użytkownikowi udostępniona została kolejna możliwość tworzenia kwerendy przy pomocy synonimów haseł. Funkcję tę stosujemy w przypadku np. kiedy w firmie przy opisywaniu dokumentów, podczas deponowania ich w archiwum, stosowane są hasła/słowa, specyficzne dla produkcji czy języka używanego środowiskowo w danej firmie. Słowa takie rozumiemy jako synonimy do powszechnie używanych pojęć. Słownik Tezaurus zaraz po instalacji programu ELO jest pusty. Trzeba do najpierw wypełnić grupami słów oraz słowami/hasłami zawierającymi ich synonimy. Aby uzyskać dostęp do okna dialogowego Tezaurus, trzeba najpierw w edytorze masek indeksowania, jedno z pól indeksowych określonej maski indeksowania/szukania, zdefiniować jako format Tezaurus. Jak tego dokonać, opisane zostało w podręczniku Maski indeksowania. Jeśli teraz w dialogu masek indeksowania (np. podczas deponowania/szukania dokumentu), w tak zdefiniowanym polu indeksowym maski (rozpoznać je można po ikonie

Ikona tezaurusa, znajdującej się po prawej stronie pola indeksowego), klikniemy prawym klawiszem myszki, otwarte zostanie okno dialogowe Tezaurus.

Uwaga: Edycja całego Tezaurusa odbywa się właśnie z tego miejsca. Czyli cała funkcjonalność Tezaurusa, z której chcielibyśmy korzystać później, przy umieszczaniu haseł w polach indeksowych maski, musi być wprowadzona w tym dialogu, wywołanym z pola indeksowego dowolnej maski, jednak pola zdefiniowanego w edytorze masek indeksowania jako Tezaurus.

Korzystanie z Tezaurusa. Po otwarciu dialogu, w polu wpisowym, znajdującym się pod tekstem Szukane hasło, wpisujemy wyraz, którego synonimy chcielibyśmy zobaczyć. Pokażą się one w prostokątnym polu poniżej. Ponieważ pole wpisowe zaprogramowane zostało jako dynamiczne, synonimy w polu poniżej będą się zmieniały w trakcie wpisywania kolejnych liter szukanego słowa. W polu tym będą się ukazywały zarówno nazwy grup Tezaurusa obejmujących znaczeniowo swoje synonimy, jak również same synonimy, które literowo będą odpowiadały wpisywanemu ciągowi znaków w dynamicznym polu wpisowym. Nazwy ukazujące się w prostokątnym polu w kolorze czerwonej czcionki, będą nazwami grup synonimów. Czarną czcionką przedstawione są synonimy. Kliknięcie nazwy grupy, spowoduje wyświetlenie jej synonimów w prostokątnym polu po prawej stronie. Kliknięcie synonimu w lewym polu prostokątnym spowoduje wyświetlenie w prawym polu synonimów z grupy, do której należy kliknięty synonim.

Po kliknięciu przycisku OK, zaznaczony synonim lub zaznaczona nazwa grupy zostanie przejęta do pola indeksowego maski. Po kliknięciu przycisku Wszystko, do pola indeksowego maski przejęte zostaną zarówno wszystkie nazwy synonimów zaznaczonej grupy, jak również sama jej nazwa. I bez znaczenia jest tutaj fakt, czy w grupie tej zaznaczony jest jeden z jej synonimów, czy sama nazwa grupy.

W przypadku zaznaczenia pola wyboru Szukanie dow. (czyt. dowolne) podczas wyszukiwania dynamicznego w wynikach wyszukiwania wyświetlone zostaną także synonimy podobne, np. zaczynające się od takiej samej lub pokrewnej litery.

Edycja Tezaurusa. Wpisywanie grup i synonimów jest bardzo proste i intuicyjne. Wystarczy kliknąć właściwy przycisk i wpisać słowo. W celu wpisania synonimów w utworzonej już grupie należy ją najpierw zaznaczyć, a następnie kliknąć przycisk Nowy wyraz.

Uwaga: Przy użyciu przycisku Usuń, należy zwrócić uwagę, co jest zaznaczone i gdzie. Jeśli zaznaczymy synonim w prawym polu prostokątnym, zostanie usunięty tylko zaznaczony synonim z danej grupy. Jeśli natomiast zaznaczymy nazwę synonimu (przedstawiony w czcionce czarnej) w lewym oknie prostokątnym, usunięta zostanie cała grupa synonimów, do której należał usuwany synonim. Usuwanie odbywa się bez ostrzeżenia.

Na koniec zapoznamy się jeszcze z - Menu kontekstowym arkusza Szukaj.