Listwa narzędziowa obszaru funkcyjnego Szukaj

Tu znajdziesz opis wszystkich funkcji, jakie są dostępne w listwie narzędziowej obszaru funkcyjnego Szukaj [F8].

Pamiętaj: Aby można było przy wyszukiwaniu korzystać z masek indeksowania, należy podczas tworzenia maski indeksowania zaznaczyć pole wyboru Użyj tę maskę jako maskę przeszukiwania. Dialog Edycja maski dokumentu, wywołana z menu ELO/Ustawienia systemu/Maski indeksowania.

Listawa narzędziowa

Listwa narzędziowa obszaru Szukaj [F8] posiada następujące funkcje, poczynając od jej lewej strony:

• Szukanie bezpośrednie
• Fulltext
• Notatki
• Komentarze wersji
• Pole wpisowe dla wpisania szukanego pojęcia
• Ikonę Wystartuj szukanie
• 6 możliwości ustawień dla określenia przedziałów daty
• Maska – pole wyboru maski indeksowania dla kwerendy
• Chekbox dla ograniczenia przeszukiwania do aktualnego katalogu
• Dalsze opcje
• Przeszukaj indeksowanie
• Miejsce na aktywację domyślnych masek przeszukiwania
• Obszar funkcji wyświetlania
• Obszar funkcji widoku

W celu lepszego posługiwania się funkcjami szukania trzeba mieć na uwadze następujące informacje:
W ELO istnieje możliwość utworzenia trzech rodzajów masek indeksowania

1. Maski do deponowania dokumentów (tylko ta funkcja)
2. Maski do przeszukiwania (tylko ta funkcja)
3. Maski zawierające obydwie te funkcje

W praktyce wykorzystywana jest najczęściej ostatnia funkcja, a miejscem gdzie o tym decydujemy jest dialog Edycja maski dokumentów, który wywołujemy z menu ELO/Ustawienia systemu/Maski indeksowania. W środkowej części tego dialogu znajdują się dwa okienka wyboru o nazwach Użyj tę maskę jako maskę dokumentu oraz Użyj tę maskę jako maskę przeszukiwania. Poprzez odpowiednie zaznaczenie uzyskujemy jedną z trzech masek indeksowania.

Przy deponowaniu dokumentów w archiwum otwiera się dialog masek indeksowania zawierający nazwy masek posiadających funkcje 1. i 3. Przy użyciu funkcji przeszukiwania otwiera się dialog zawierający nazwy masek posiadających funkcje 2. i 3.

Przeszukiwanie możemy wystartować z dowolnego poziomu w strukturze archiwum.

Szukanie bezpośrednie – po zaznaczeniu tej funkcji, wybieramy obok również inne parametry w celu ograniczenia wyników szukania. I tak po wpisaniu szukanego hasła w polu Podaj szukane pojęcie, kliknij aktywny teraz przycisk Wystartuj szukanie. Wyniki przeszukiwania zostaną wyświetlone po lewej stronie.

Fulltext, Notatki, Komentarze wersji – przy pomocy tych funkcji przeprowadzamy kwerendę wpisanego w polu szukanego pojęcia, w określonych przez poszczególne funkcje obszarach archiwum. Tak więc Fulltext, to przeszukiwanie w całych tekstach dokumentów, które przy pomocy właściwych opcji, przejęte zostały do pełno-tekstowej bazy danych. Przeszukiwanie specyficznych tekstów zawartych w Notatkach, umieszczonych na dokumentach, które chcemy odnaleźć. Taki sam sposób odnajdywania dokumentów poprzez przeszukiwanie tekstów Komentarzy do wersji, które tworzone są dla kolejnych wersji dokumentów deponowanych w archiwum. Opis tych funkcji znajduje się poniżej.

Pole wpisowe dla wpisania szukanego pojęcia – tu wpisywane są pojęcia, które chcemy wyszukiwać przy zastosowaniu poszczególnych możliwości wyszukiwania.

Ikona ‘Wystartuj szukanie’ – kliknięcie jej uruchamia kwerendę według dokonanych ustawień.

6 możliwości ustawień dla określenia przedziałów daty – w tym miejscu dokonujemy ustawień ograniczających okres czasowy przeszukiwania, czyli w odniesieniu do czasookresu zdeponowania dokumentów w archiwum.

Maska – pole wyboru maski indeksowania/szukania, przy pomocy której przeprowadzana będzie kwerenda. Dzięki temu ustawieniu w wyniku kwerendy otrzymamy jedynie te dokumenty, które zostały tą maską zdeponowane. Wyniki kwerendy możemy jeszcze bardziej ograniczać, poprzez wpisy w poszczególnych polach indeksowych maski, jak również poprzez korzystanie z możliwości zakładki Tekst dodatkowy oraz pól wpisowych zakładki Opcje. Każdy wpis w kolejnym polu wpisowym maski zawęża wyniki wyszukiwania. Więcej informacji znajduje się poniżej po tematem Szukanie poprzez maskę indeksowania.

Chekbox dla ograniczenia przeszukiwania do aktualnego katalogu – zaznaczenie tej opcji spowoduje przeszukiwanie ograniczone do katalogu zaznaczonego uprzednio w archiwum. W przypadku dużego objętościowo archiwum, funkcja ta znacznie przyspieszy przeszukiwanie.

Dalsze opcje – tutaj dokonujemy szczegółowych ustawień dla przeprowadzanej kwerendy. Dzięki tym ustawieniom przeszukiwanie obejmie zaznaczone obszary archiwum, uwzględniając przy tym w masce indeksowania pole Nazwa/skrót, zakładkę Tekst dodatkowy oraz wszystkie pola wpisowe (również pola wpisowe zakładki Opcje. Wystartowanie kwerendy następuje poprzez przycisk Szukanie bezpośrednie. Zaznaczenie wszystkich możliwych opcji może w rezultacie spowodować, że sam proces szukania może potrwać dłuższy czas. Jednocześnie zaznaczenie tylko niektórych opcji lub wpisy tylko w nielicznych polach indeksowych powoduje powiększenie wyników kwerendy, czyli otrzymanie wielu dokumentów, jako wynik szukania. W celu wyłuskania tego jednego poszukiwanego dokumentu (przy założeniu, że istnieje wiele dokumentów, które mają podobną indeksację), tylko wypełnienie jak największej ilości pól wpisowych, czy wykorzystania jak największej ilości możliwości określenia, o który dokument nam chodzi, spowoduje, że wynikiem kwerendy będzie znikoma ilość dokumentów, a to z kolei umożliwia szybkie wyizolowanie szukanego dokumentu z archiwum.

Przeszukaj indeksowanie – kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie maski o nazwie Szukaj. Jest to maska systemowa, utworzona podczas instalacji ELO, która umożliwia kwerendę wszystkich pól indeksowych, wszystkich masek indeksowania i/lub wśród wszystkich tekstów przejętych do pełno-tekstowej bazy danych. Więcej informacji znajduje się poniżej po tematem Szukanie poprzez maskę indeksowania.

Miejsce na aktywację domyślnych masek przeszukiwania – Jeśli często powtarza się sytuacja wyszukiwania dokumentów przy pomocy tej samej maski indeksowania/szukania, można uprościć ten proces poprzez zdefiniowanie w listwie narzędziowej dodatkowych czterech ikon i przyporządkowanie im konkretnych masek. W ten sposób użycie funkcji Przeszukaj indeksowanie umożliwi nam każdorazowo otwarcie tej samej maski indeksowania/szukania. Można zdefiniować dla takiego sposobu postępowania cztery ikony i każdej przyporządkować inną maskę. Odbywa się to w oknie dialogowym Konfiguracja, w zakładce Szukaj, które możemy otworzyć przy pomocy menu ELO/Konfiguracja/Szukanie, lub poprzez kliknięcie w obszarze Szukaj [F8], malutkiego okienka z wizerunkiem strzałki, znajdującego się w listwie narzędziowej, obejmującej grupę rozkazów o nazwie Szukanie (po jej prawej stronie). Kliknięcie tego okienka również otworzy bezpośrednio zakładkę ‘Szukaj’ w dialogu 'Konfiguracja'. W jego górnym obszarze znajduje się pole wyboru o nazwie ‘Szukanie bezpośrednie’. Tutaj możemy wybrać cztery cyfry oraz literkę D. Każdej z tych cyfr możemy przyporządkować konkretną nazwę maski indeksowania/szukania, co spowoduje, że jej nazwa wraz z ikoną pojawi się w listwie narzędziowej obszaru Szukaj [F8], z prawej strony ikony Przeszukaj indeksowanie. Ikonie Przeszukaj indeksowanie można również zmienić domyślnie przyporządkowaną jej maskę – Szukanie, jeśli przyporządkujemy w opisany powyżej sposób określoną nazwę maski dla literki D. Tak więc możemy dla naszych własnych celów przyporządkować pięć różnych masek.

Obszar funkcji drukowania

• Wydrukuj listę – Użycie tej funkcji umożliwia wydrukowania listy wyników szukania oraz zdefiniowania, które informacje chcielibyśmy mieć zawarte w tym widoku. Zdefiniować to możemy w dialogu, który zostanie otwarty po użyciu tej funkcji. Listę tę możemy wydrukować w tradycyjny sposób na drukarce, jak również w postaci elektronicznej, kiedy wybrana zostanie Drukarka ELO TIFF lub ELO PDF. W takim przypadku wydruk zostanie przesłany do obszaru Postboxu w programie ELO.
• Wydrukuj listę w aplikacji Excel – Użycie tej funkcji umożliwia przedstawienie listy wyników szukania w postaci tabelarycznej w aplikacji Excel. Wcześniej otwarty zostanie dialog, w którym między innymi możemy wybrać specyficzny szablon tabeli, który wcześniej został zdefiniowany i zapisany w określonym miejscu na dysku.

Obszar funkcji widoku

• Pokaż widok drzewa – uruchomienie tej funkcji pokaże listę wyników szukania w widoku takim, jaki możemy zobaczyć w obszarze Archiwum [F5].
• Widok wielokolumnowy – Funkcja ta wykorzystywana powinna być przy wyszukiwaniu indeksowania. Pokazywane ono będzie w widoku wielokolumnowym, przy czym możemy tu zdecydować, które kolumny mają być widoczne. Kliknięciem prawego klawisza myszki w listwie, zawierającej nazwy kolumn, otwieramy menu kontekstowe, w którym możemy zaznaczyć lub odznaczyć te kolumny, które chcielibyśmy zobaczyć w widoku obszaru szukania. Kliknięcie nagłówka każdej kolumny lewym klawiszem myszki, sortuje listę wyników szukania według wpisów tej kolumny w porządku alfabetycznym, natomiast ponowne kliknięcie tej samej kolumny sortuje dokumenty w porządku odwrotnie alfabetycznym.
• Usuń z wyników szukania – użycie tej funkcji powoduje usunięcie z listy wyników szukania zaznaczonego wpisu lub kilku wpisów. Funkcja ta usuwa tylko wpisy z widoku szukania, natomiast nie usuwa żadnych dokumentów istniejących w archiwum.

Teraz wypada poznać Metody szukania dokumentów.