Formaty wpisu pól indeksowych w maskach indeksowania

W ELO każda maska indeksowania składa się z wielu pól indeksowych, spełniających różne funkcje w jej obrębie. Podczas tworzenia maski indeksowania, każdemu polu określony zostanie format jego wpisu, wybrany z dostępnych w systemie. Różnorodność tych typów ma za zadanie wspomagać użytkowników przy wpisywaniu określonych danych w polach indeksowych, albo wymusić określony efekt. Poniżej opisane zostaną poszczególne typy pól indeksowych.

Pole tekstowe
W polu indeksowym typu Pole tekstowe nie ma żadnych ograniczeń. Tutaj może być wpisany każdy znak.

Pole daty
Przy polu indeksowym typu Pole daty, z jego prawej strony użytkownik ma do dyspozycji ikonę z funkcją kalendarza. Poza wyborem żądanej daty wspomaganym funkcją kalendarza, można naturalnie wpisać ją również ręcznie w pole wpisowe. Weź pod uwagę, że format daty jest sztywny. Jeśli wpiszesz datę niepoprawnie, indeksowania dokumentu nie będzie można zakończyć.

Wpis numeryczny
W polu indeksowym tego typu możesz wpisywać tylko cyfry oraz odpowiednie znaki rozdzielające te cyfry. Jeśli wpisane zostaną inne znaki, otrzymasz wskazówkę ostrzegawczą. W takim przypadku musisz skorygować Twój wpis.

Data-ISO
Tutaj musi być również wpisany standaryzowany format daty. Możesz skorzystać z funkcji kalendarza będącą do dyspozycji tego pola. Niepełne wpisy będą przez ELO automatycznie uzupełniane do obowiązującej daty. Różnica pomiędzy normalnym polem daty polega na tym, że w bazie danych – data zapisana będzie w formacie RRRRMMDD, dzięki czemu możliwe jest szukanie obszarowe, wzgl. standaryzowane odpytywanie tego typu pola. Dla widoku w masce indeksowania, data ta będzie pokazana, jako zwykły format daty DD.MM.RRRR.

Wpis z listy
W przypadku tego typu pola indeksowego, utworzona zostanie lista hierarchiczna w postaci pliku, z której podczas wypełniania pól indeksowych, pobierane będą wpisy. W tym celu, w masce indeksowania, w polu tym umieszczony zostanie wskaźnik myszki i wciśnięty jej prawy klawisz. Przyporządkowanie pliku tekstowego do pola wpisowego nastąpi poprzez nazwę tego pola wpisowego, która jednocześnie musi być użyta, jako nazwa tego pliku tekstowego. Plik tekstowy posiada rozszerzenie plikowe TXT i umieszczony jest folderze programowym ELO o nazwie Postbox (…Postbox). Charakteryzuje się on następującą budową:

Wiersz 1: Instrukcja sterująca
Wiersz 2 do n: Wpisy listy w formie:

1;1 ; A
2;1.1. ; Założenie archiwum
...
Kolumna 1=Stopień hierarchii
Kolumna 2=Numerowanie
Kolumna 3=Text

W wierszu 1. mogą występować następujące instrukcje sterujące (kilka instrukcji oddzielonych będzie od siebie średnikiem):

Tabelka1

Przykład pliku tekstowego:

KEEPTOTAL;DROPNUM
1;1 ; A
2;1.1. ; Archiwum, utworzenie
2;1.2. ; Archiwum, usunięcie
1;2. ; B
2;2.1. ; Barcode, rozpoznanie kodu kreskowego
2;2.2. ; Bezpowrotne usunięcie dokumentów


Pole użytkownika
W polu indeksowym typu Pole użytkownika, poprzez prawy klawisz myszki masz do dyspozycji menu zawierające wszystkich aktywnych użytkowników ELO. W otwartym oknie dialogowym wybierz użytkownika i kliknij przycisk ‘OK’.

Wybór użytkownika
Slajd 1. Typ pola indeksowego, zdefiniowany, jako ‘Wybór użytkownika’.

Pole typu Tezaurus
Przy pomocy typu danych Tezaurus przekazane zostaną do dyspozycji grupy wyrazów, które mogą być wybrane przez użytkowników poprzez menu dialogowe. Dialog ten może być wywołany w odpowiednim polu indeksowym poprzez jego menu kontekstowe. Ten typ danych może być przydzielony każdemu polu indeksowemu.

Pola indeksowe typu Tezaurus oznaczane są małą ikoną umieszczoną przy zakończeniu tego pola.

Ikona

Po instalacji programu ELO, baza danych Tezaurus jest pusta i wymaga wypełnienia go grupami synonimów oraz samymi synonimami. Zaletą takiego wypełniania pól indeksowych przy użyciu Tezaurusa jest możliwość korzystania ze specyficznych haseł, które są właściwe dla danej branży czy nawet wyjątkowe dla specyfiki produkcji określonej firmy.

W celu otwarcia Tezaurusa dla pola indeksowego, należy kliknąć prawym klawiszem myszki wewnątrz tego pola. Otwarty zostanie dialog Tezaurus. Nie ma w nim jeszcze żadnych wpisów. Możesz założyć tutaj dowolną liczbę grup, którym pojedynczo możesz przydzielić różne hasła, jako synonimy. Kliknij w tym celu przycisk Nowa grupa. Otwarty zostanie dialog, w którym wpiszesz nazwę dla nowej grupy. Kliknij następnie przycisk OK.

Tezaurus
Slajd 2. Założenie nowej grupy w Tezaurusie.

W prawym dolnym oknie dialogu widać teraz wyszczególnioną na czerwono aktywną grupę. W celu dołączenia haseł do aktywnej grupy, kliknij przycisk 'Nowy wyraz', a otwartym oknie wpisz nazwę.

Po kliknięciu 'OK', wpis ten zostanie przejęty do grupy, jako wpis podporządkowany. Powtarzamy czynność dla dodatkowych nazw dla tej grupy (w naszym przypadku ‘Monitor’).

Tezaurus1
Slajd 3. Dopisywanie synonimów do grupy tezaurusa

W Tezaurusie dla każdej grupy synonimów jest do dyspozycji jeden wyraz wiodący. Każdemu takiemu wyrazowi można dołączyć wiele kolejnych synonimów.

W celu przejęcia określonego synonimu do pola indeksowego, trzeba dany wyraz odnaleźć najpierw w Tezaurusie. W tym celu wprowadzamy do pola Szukane hasło literę początkową szukanego synonimu. W znajdującej się poniżej liście pokazane zostaną nazwy rozpoczynające się na podaną literę, jeśli znajduje się ich więcej, lub jedna, jeśli istnieje tylko jedna, która rozpoczyna się na tą literę.

Weź pod uwagę: wpisy wyszczególnione na kolorowo są wpisami grup. W oknie wynikowym pokazane zostaną nazwy grup i synonimy. W ten sposób możesz wygodnie zmieniać pomiędzy podobnymi pojęciami.

Do pola wpisowego maski indeksowania można również przejąć wszystkie synonimy z danej grupy. W tym celu należy kliknąć przycisk Wszystko.

Jeśli przy szukaniu uaktywnisz opcję Szukanie dowolne, znajdziesz również pojęcia wzajemnie do siebie podobne, jak np. słowa zaczynające się na k lub c.

Format wpisu - Numeryczny o stałej szerokości
Podany w tym polu ciąg liczbowy uzupełniony zostanie przez wewnętrzną procedurę programu ELO do domyślnej liczby cyfr, poprzez prowadzące zera. Poprzedzające znaki zostaną uwzględnione.

Weź pod uwagę: Jeśli nie wpiszesz żadnych miejsc po przecinku, zostaną one automatycznie uzupełnione.

Format wpisu - Numeryczny o stałej szerokości, 1 miejsce po przecinku
Podany w tym polu ciąg liczbowy uzupełniony zostanie przez wewnętrzną procedurę programu ELO do domyślnej liczby cyfr, poprzez prowadzące zera. Poprzedzające znaki zostaną uwzględnione.
Miejsca po przecinku zostaną uwzględnione do domyślnie ustalonej liczby miejsc. Przy tym ustawieniu podane będzie jedno miejsce po przecinku.

Format wpisu - Numeryczny o stałej szerokości, 2 miejsca po przecinku
Jak wyżej z tym, że przy tym ustawieniu podane będą dwa miejsca po przecinku.

Format wpisu - Numeryczny o stałej szerokości, 4 miejsca po przecinku
Jak wyżej z tym, że przy tym ustawieniu podane będą cztery miejsca po przecinku.

Format wpisu - Numeryczny o stałej szerokości, 6 miejsc po przecinku
Jak wyżej z tym, że przy tym ustawieniu podanych będzie sześć miejsc po przecinku.

Teraz wypada poznać jedną z najważniejszych funkcji archiwum - Wyszukiwanie dokumentów.