Ustawienia ogólne dla danego typu maski

W dolnej części edytora masek indeksowania dokonujesz wszystkich ustawień, które obowiązują dla całej maski, a tym samym dla wszystkich dokumentów deponowanych przy pomocy tej maski. Tutaj definiujesz m. in. czy dokument zdeponowany zostanie automatycznie, w jakim kolorze ukaże się jego wpis w archiwum, czy zostanie automatycznie zaszyfrowany oraz wiele innych ustawień.

Ustawienia ogólne
Slajd 1. Ustawienia ogólne dla danego typu maski

Nazwa maski: tutaj wpisana jest nazwa naszej nowej maski, która powinna jednocześnie w szczególny sposób charakteryzować rodzaj dokumentu archiwizowanego przy pomocy tej właśnie maski indeksowania. W celu zmiany nazwy przepisz po prostu istniejący wpis na nowy.

Formuła indeksu: tutaj wpis potrzebny jest tylko w przypadku, kiedy chcemy naszą nową maskę indeksowania wykorzystać do automatycznego archiwizowania dokumentów bezpośrednio z Postboxu, do ściśle określonego rejestru, w również dokładnie określonym segregatorze. Więcej informacji na temat budowy formuły indeksu uzyskasz w podręczniku Deponowanie dokumentów.

Klucz maski: własną maskę można zamknąć, by w ten sposób udostępnić ją tylko dla określonych użytkowników. Kliknij strzałkę i wybierz określony klucz z podanej listy dostępnych w systemie kluczy. Przeczytaj również informacje w tym polu pod tematem - Edycja kluczy.

Czy i jakimi kluczami będziemy dysponowali, zależy wyłącznie do administratora systemu, on bowiem decyduje o wszystkich uprawnieniach dostępu do systemu. W przypadku pytań, on też udzieli nam odpowiedzi lub pomocy.

Użyj tę maskę, jako maskę dokumentu – domyślnie zaznaczona opcja pozwala użyć tworzoną tu maskę do deponowania dokumentów.

Użyj tę maskę jako maskę przeszukiwania – kolejna opcja zaznaczona domyślnie, pozwala tę maskę dodatkowo wykorzystać jako maskę do szukania dokumentów zdeponowanych w archiwum.

Zasadniczo obydwie te opcje powinny być zawsze uaktywnione.

Przejmij dokument do Fulltext – trzecia opcja, którą możesz dla tej maski zaznaczyć powoduje, że każdy deponowany przy jej pomocy dokument będzie jednocześnie poddany indeksowaniu, co umożliwia późniejsze wyszukiwanie go przy pomocy tekstów zawartych w jego treści (szukanie Fulltext). Więcej informacji uzyskasz w podręczniku Szukanie pełno-tekstowe (Fulltext).

Załóż automatycznie ścieżkę – uaktywnienie tej opcji spowoduje, że deponowanie przy pomocy indeksowania nastąpi również w przypadku, kiedy cel deponowania nie zostanie odnaleziony. Brakujące foldery zostaną automatycznie założone.

Ścieżka dokumentu: poprzez menu Drop-Down wybierz ścieżkę, pod którą ma nastąpić fizyczne zapisywanie dokumentów na dysku serwera. Wybierasz zawsze ścieżki zdefiniowane już w systemie przez administratora systemu. Domyślną podpowiedzią jest tutaj Brak stałego przyporządkowania. W tym przypadku dokumenty deponowane będą pod ścieżką domyślną Baza. Wybrana tutaj ścieżka będzie też widoczna w zakładce Opcje okna dialogowego Dokument – edycja, w polu Ścieżka deponowania. W polu tym, podczas indeksowania każdego deponowanego dokumentu, możesz każdorazowo przydzielić mu inną ścieżkę.

Przy pomocy dialogu ‘Edycja maski dokumentów’ tworzymy maskę indeksowania dla określonego rodzaju dokumentów, np. dla faktur. Czasami jednak pożądanym wyjściem lub koniecznością jest, wybranie dla określonego rodzaju dokumentów innego fizycznego miejsca ich deponowania, np. na innym serwerze lub twardym dysku. Dlatego możesz podać specjalną ścieżkę dokumentu (ścieżkę deponowania), która będzie obowiązywała tylko dla dokumentów deponowanych tą maską. W przypadku wystąpienia pytań lub problemów w temacie ścieżek deponowania, można się zwrócić do administratora systemu.

Kolor wpisu: wpisy dokumentów można w ELO oznaczać dowolnymi kolorami, np. faktury – kolorem czerwonym. Tutaj właśnie możesz ustawić żądany kolor. Domyślnie ustawiony jest zawsze kolor systemowy, co oznacza, że wpis dokumentu ukaże się, jako czarny. By zmienić kolor, należy kliknąć strzałkę z menu Drop-Dawn i wybrać potrzebny kolor z listy dostępnych w systemie kolorów.

Jeśli wśród istniejących kolorów nie ma takiego, który chciałbyś użyć, możesz zdefiniować nowy kolor poprzez menu ELO/Ustawienia systemu/Kolor czcionki.

Prawa dostępu: tutaj można przydzielić tworzonej masce indeksowania wybrany klucz, co oznacza, że wszystkie dokumenty deponowane przy pomocy tej maski zostaną zamknięte właśnie tym kluczem. Poprzez zamknięcie dokumentu określonym kluczem, ograniczony będzie dostęp do zdeponowanych dokumentów dla użytkowników, którym ten klucz nie został przydzielony, co oznacza również, że nie widzą oni na swoim stanowisku komputerowym tych dokumentów. Oprócz kluczy można dokumentowi przydzielić prawa użytkownika lub grupy użytkowników, co w efekcie prowadzi do analogicznego zjawiska jak w przypadku kluczy.

Weź pod rozwagę: Masce indeksowania, a tym samym deponowanemu dokumentowi można przydzielić różnorodne prawa dostępu (przy deponowaniu dokumentów). Użytkownicy mogą w takim przypadku wykorzystywać tę maskę dla własnych procesów deponowania, natomiast nie będą mieli dostępu do dokumentów zdeponowanych w archiwum przeze Ciebie.

Status dokumentów: ciągle zdarza się, że dokumenty zostają zmieniane, uzupełniane, aktualizowane. Za przykład posłużyć mogą tutaj załączniki czy dokumenty normy ISO-9000 dotyczące warunków materiałowych produktów. ELO jest w stanie wszystkie te zmiany rejestrować, wstecznie śledzić ich dokonywanie, jak również umożliwiać ich dokumentowanie.

Posiadasz tu trzy możliwości ustawień statusu dokumentów:

  • Możliwość dowolnej edycji: dokument można zmienić, przy czym poprzednia wersja ulega nadpisaniu poprzez wersję aktualną.
  • Włączona kontrola wersji: przy zmianach dokumentu zapisywana jest również wersja poprzednia. Oryginalny dokument pozostaje niezmieniony.
  • Tylko do odczytu: przy ustawieniu tej opcji nie można będzie więcej dokonać żadnych zmian w dokumencie. Jest to niezwykle ważne np. przy fakturach, zeznaniach podatkowych, umowach, itp.

Dalsze ustawienia odnoszą się do elementów struktury archiwum i nie są przewidziane do konfiguracji dokumentów. Ustawienia te regulują kolejnością sortowania dokumentów zdeponowanych w tych elementach struktury.

Informacja Barcode: to pole pokazuje parametry ustawień dla modułu Barcode, przeprowadzone przez asystenta maski indeksowania, wywołanego przyciskiem Asystent. Więcej informacji można znaleźć w podręczniku o nazwie Definiowanie kodu kreskowego w ELO.

Przypomnienie: W definicji maski indeksowania można zaznaczyć, że podczas deponowania dokumentu, automatycznie wystartowana zostanie czynność określenia terminu przypomnienia dla tego dokumentu. Jest to przydatne np. w celu sprawdzenia, czy w wyznaczonym czasie deponowana faktura została zapłacona.

Strefa szyfrowania: w programie ELO możesz zdefiniować 16 stref szyfrowania, służących do deponowania zaszyfrowanych plików dokumentowych. W tym miejscu możesz zdecydować, czy dokument zdeponowany zostanie bez zaszyfrowania go (jako oryginalny plik), czy też przydzielony zostanie on do określonej strefy szyfrowania. Ustawienie to służy, jako podpowiedź dla nowego dokumentu tak długo, aż nie zostanie on przekazany do archiwum. Do tego czasu zawsze jeszcze można to ustawienie zmienić, natomiast od momentu przekazania dokumentu z Postboxu do Archiwum zmiana tego ustawienia stanie się niemożliwa.

Termin przechowywania: tutaj możesz przyporządkować określonemu typowi dokumentów okres czasu (wynikający najczęściej z przepisów podatkowych lub archiwalnych), w którym musi on być przechowywany w archiwum. Po tym okresie dokumenty, których data archiwizacji przekroczyła ustawioną tutaj wartość lub datę, mogą zostać albo ręcznie, albo automatycznie usunięte z archiwum. W polu tym żądany okres czasu możesz podawać jako ilość dni, tygodni, miesięcy lub lat albo też jako datę absolutną (np. 25.06.2012). W przypadku definiowania okresu czasu umieść na początku znak „+“, a następnie czas trwania. Przykładowo +5Y określa 5-letni okres czasu przechowywania dokumentów. Ponieważ program ELO instalowany jest w wielu wersjach językowych, przyjęte zostały jednoznaczne międzynarodowe określenia interwałów czasowych. Jak to zwykle w takich przypadkach bywa, są to określenia angielskie, mianowicie dla określenia dni - D, tygodni - W, miesięcy - M oraz lat - Y.

Nagłówki: przy pomocy tej opcji możesz definiować indywidualne nazwy dla zakładek w dialogu indeksowania dokumentów. Nazwy te w polu wpisowym będą oddzielane od siebie znakiem Pipe "|".

Nagłówki
Slajd 2. Nazwy nagłówków rozdzielone znakiem Pipe

Jest to możliwe tylko dla nagłówków zakładek w dialogu indeksowania dokumentów.

Nagłówki w masce
Slajd 3. Zdefiniowane nazwy zakładek maski dokumentów.

Następna strona w tym temacie - Formaty wpisu pól maski.