Opis pól wpisowych edytora maski, ich przeznaczenie i funkcjonalność

Poniżej opisane zostaną poszczególne pola edytora masek z górnej jego części, ich przeznaczenie i sposób funkcjonowania.

Pole indeksu: jeśli wpiszesz tu np. słowo ‘Nr faktury’, spowodujesz utworzenie pola indeksowego o nazwie ‘Nr faktury’. Nazwa ta ukaże się na zakładce w miejsce cyfry 1 – natychmiast po kliknięciu myszką zakładki z cyfrą 2. Podczas indeksowania dokumentu, poprzez to pole będziesz mógł nadawać deponowanym fakturom kolejne numery.

Grupa: tutaj wpisujesz nazwę grupy indeksowej (maksymalnie 10 znaków) dla tzw. przeszukiwania przy użyciu grup indeksowych, np. ‘NUMF’.
Jeśli klikniesz prawym klawiszem myszki puste pole wpisowe ‘Grupa’, otworzy się menu kontekstowe, pokazując wykorzystywane już w ELO nazwy grup. Wybierz jedną z nich, w celu uzyskania możliwości korzystania z przeszukiwania przy użyciu grup indeksowych. Później będziesz mógł szukać dokumentów zdeponowanych przy pomocy różnych masek indeksowania, charakteryzujących się jednak tym, że wszystkie posiadają tę samą grupę indeksową. Jeśli będziesz później szukał np. określonego numeru faktury, przy wykorzystaniu szukania poprzez grupy indeksowe przeszukiwane będzie nie całe archiwum, lecz tylko dokumenty posiadające grupę o nazwie ‘NUMF’. Jeśli natomiast klikniesz prawym klawiszem myszki w wypełnionym polu ‘Grupa’ (zawierającym już nazwę grupy), pokazane zostaną wszystkie maski, które posiadają w tym polu tę samą nazwę grupy. Dzięki temu możliwe jest skuteczne administrowanie w dużych archiwach. Dalsze wskazówki znajdziesz w rozdziale ‘Wyszukiwanie dokumentów’.0

Przy definiowaniu nazw grup zaleceniem jest używanie dużych liter, co wpływa na większą przejrzystość przy rozróżnianiu tych nazw od innych indeksów stosowanych przy opisywaniu dokumentów.

Min. ilość znaków:, Maksymalna ilość znaków: określa ilość znaków (liter lub cyfr), które można wpisać w pole zdefiniowane przy pomocy parametru 'Nazwa'. Jeśli w polu ‘Min.’ wpiszesz wartość „1” spowodujesz, że użytkownik deponujący dokument przy pomocy tej maski indeksowania zostanie zmuszony do wypełnienia tego konkretnego pola indeksowego, w przeciwnym przypadku nie będzie mógł zapisać ustawień w masce oraz zdeponować dokumentu.

Ustalenia min, max w odniesieniu np. do pola 'Nr faktury' spełnia bardzo ważną rolę. Jeśli numery faktur są zawsze pięciomiejscowe, wpisz w obydwu polach wartość 5. Dzięki temu zapobiegniesz błędom przy wypełnianiu w masce pola indeksowego 'Nr faktury'. Jeśli ilość miejsc w numerach faktur nie jest zawsze jednakowa, podanie wartości Min. nadal troszczy się o to, by w numer faktury wpisywany był obligatoryjnie. Pozostawienie pola pustego nie spowoduje żadnych ograniczeń.

Przycisk 'Lista haseł‘ służy do definiowania listy indeksów, czy wyrażeń lub rekordów, którymi opisywane będą dokumenty podczas indeksowania. Przyczynia się ona również do wyeliminowania błędów, tak częstych przy wypełnianiu pól indeksowych z klawiatury. Dla każdego pola indeksowego można utworzyć jego indywidualną listę haseł, np. własną listę haseł dla pola wpisowego ‘Firma’. Ta lista ukazuje się podczas indeksowania dokumentu tylko dla tego pola wpisowego (zob. również opis: ‘Wymuś wpisywanie tylko przy pomocy listy haseł!’. Postępuj z każdym polem analogicznie, tzn. utwórz dla każdego pola indeksowego danej maski indeksowania jego własną listę haseł, w celu zapewnienia jednoznacznego indeksowania oraz uniknięcia błędów ręcznego wpisywania np. numeru klienta. Przynależność ‘Listy haseł’ do określonego pola indeksowego wyznaczana jest nazwą grupy indeksowej. Jeśli więc inne maski indeksowania będą zawierały pola indeksowe, których grupa będzie nosiła tą samą nazwę, w polach tych wykorzystywana będzie ta sama lista haseł.

Dodatkowo możesz też utworzyć Globalną listę haseł, która będzie obowiązywać wtedy, kiedy dla danego pola nie zostanie zdefiniowana żadna indywidualna lista haseł. Więcej informacji o tworzeniu list haseł znajdziesz w podręczniku o nazwie Konfiguracja programu ELO pod tematem 'Lista haseł'.

Zaprojektuj pola maski: przy pomocy tego przycisku dokonujesz aktywacji specjalnej funkcji edytora masek, przy pomocy, której dokonać możesz zmiany pozycji oraz wymiarów pól indeksowych w docelowym dialogu indeksowania dokumentów, przeznaczonym do deponowania ich w archiwum.
Po kliknięciu przycisku otwarte zostanie okno dialogowe o nazwie ‘Projektowanie pól maski’.

Projektowanie pól maski

Slajd 3. Widok okna dialogowego ‘Projektowanie pól maski’.

W domyślnym wyglądzie maski, pola indeksowe przy deponowaniu dokumentów są uporządkowane jedno pod drugim. W celu przemieszczenia pola lub jego nazwy w obszarze maski, musisz trzymać wciśnięty klawisz CTRL, przy pomocy lewego klawisza myszki kliknąć na polu lub jego opisie i ciągle trzymając wciśnięty klawisz myszki przesuwasz dany obiekt na nową pozycję. W momencie osiągnięcia żądanej pozycji zwalniasz nacisk klawisza myszki. Teraz przesuwane pole znajduje się na swoim nowym miejscu. Zamiast wciskania klawisza CTRL możesz ten sam efekt uzyskać zaznaczając w dialogu 'Projektowanie pól maski’ opcję 'Rozmieść ręcznie’. Druga opcja 'Uporządkuj tabulację’ odnosi się do domyślnej tabulacji, której organizacja zorientowana jest według kolejności osadzania pól indeksowych w nowej masce. Po przemieszczeniu niektórych pól, może się okazać, że przy deponowaniu dokumentów, używanie klawisza tabulatora, przyniesie efekty nieoczekiwane, wręcz chaotyczne. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po kliknięciu przycisku ‘OK’, kolejność przemieszczonych pól zostanie zorganizowana od nowa w ten sposób, że tabulacja będzie przebiegała od góry do dołu.

W celu zapisania tych ustawień opuszczasz dialog 'Projektowanie pól maski’ poprzez kliknięcie przycisku 'OK’. Po powrocie do dialogu 'Edycja maski dokumentów’ również go opuszczasz poprzez kliknięcie przycisku 'OK’, ponieważ w innym przypadku ustawienia dla nowego wyglądu maski nie zostaną zapisane razem z danymi maski indeksowania.

W celu sprawdzenia zmian dokonanych w nowo ukształtowanym dialogu, przeprowadź przy jego pomocy indeksację dokumentu.
Natychmiast zauważysz korzyści płynące z indywidualnego projektowania masek, w postaci większej przejrzystości oraz oszczędności miejsca. W ten sposób można zamieścić znacznie więcej informacji na jednej zakładce maski indeksowania, ponieważ pola indeksowe mogą zostać usytuowane obok siebie oraz skrócone.

Funkcjonalność ta koresponduje z opcją 'Nowa zakładka po tym polu’, której zaznaczenie spowoduje, że wszystkie następne pola, poczynając od tego pola, umieszczone zostaną na następnej zakładce. Utworzenie następnej zakładki w widoku maski indeksowania opisane zostało powyżej na stronie 3 przy opisie pola edytora maski o nazwie 'Nagłówki’.

Format wpisu: określa typ wpisu, jakiego ELO oczekiwał będzie w danym polu indeksowym maski podczas deponowania dokumentów. Przy wypełnianiu tych pól, będą akceptowane tylko wpisy wybranego formatu. Może ono być definiowane, jako:

  • Pole tekstowe - tylko litery
  • Pole daty - tylko data w formacie ustawionym w systemie Windows
  • Wpis numeryczny - tylko cyfry oraz separatory cyfrowe
  • Data ISO - tylko data w formacie RR.MM.DD
  • Wpis z listy - tylko wpis pobrany ze specjalnej listy
  • Pole użytkownika - nazwa użytkownika systemu ELO wybrana z listy
  • Tezaurus - pojęcia wybrane z samodzielnie zdefiniowanej listy typu słownikowego
  • Numeryczny o stałej szerokości – liczba o stałej szerokości składająca się z kilku cyfr
  • Numeryczny o stałej szerokości, 1 miejsce po przecinku – liczba o stałej szerokości składająca się z cyfr, przecinka i 1 cyfry po przecinku
  • Numeryczny o stałej szerokości, 2 miejsca po przecinku – liczba o stałej szerokości składająca się z cyfr, przecinka i 2 cyfr po przecinku
  • Numeryczny o stałej szerokości, 4 miejsca po przecinku – liczba o stałej szerokości składająca się z cyfr, przecinka i 4 cyfr po przecinku
  • Numeryczny o stałej szerokości, 6 miejsca po przecinku – liczba o stałej szerokości składająca się z cyfr, przecinka i 6 cyfr po przecinku

Opis poszczególnych typów pól uzyskasz dalszej części tego dokumentu, w akapicie pod tematem Formaty wpisu pól indeksowych w maskach indeksowania.

Klucz indeksu: poprzez przydzielenie danemu polu indeksowemu określonego klucza możesz spowodować, że inni użytkownicy będą, co prawda, mogli tę maskę używać do deponowania dokumentów, natomiast nie będą mieli dostępu do tego pola. Dla użytkowników, którzy nie będą w posiadaniu tego klucza, pole to nie będzie w ogóle widoczne. Przy użyciu tej opcji musisz wziąć pod uwagę jej wpływ na ewentualne ustawienie wartości liczbowej dla tego pola w opcji Min. ilość znaków (patrz opis na tej stronie). Może się, bowiem zdarzyć, że użytkownik, który powinien deponować dokumenty tą maską, nie będzie mógł z niej korzystać właśnie poprzez taką konfigurację. Sytuację tu opisaną można również wykorzystać do celowego zablokowania użytkownikowi ELO możliwości korzystania z tej maski!

Dane zewnętrzne: definicja określająca, które dane mają być automatycznie przejęte do pól indeksowych. Dane te, pod tą właśnie definicją, umieszczone są w informacjach pliku JPG (tzw. informacje Exif). W celu odczytania tych informacji Exif, należy w Postboxie otworzyć maskę indeksowania dokumentu przy wciśniętym klawiszu <Shift>. Dostępne informacje zostaną wpisane w polu/zakładce 'Tekst dodatkowy'.

Obszar uprawnień dostępu dla pól indeksowych: Tutaj możesz określać status każdego z pól indeksowania i wybierać pomiędzy opcjami 'Dostęp normalny', 'Tylko do odczytu' oraz 'Niewidoczny'. Niewidoczne pola indeksowe mogą być wypełniane i odczytywane tylko poprzez skrypty.

Dostęp
Slajd 4. Obszar odnoszący się do edycji pól indeksowych

Edycja pól index
Slajd 5. Obszar odnoszący się do edycji pól indeksowych

Nowa zakładka po tym polu. W dialogu masek indeksowania podczas deponowania dokumentów, dla masek posiadających dużo pól indeksowych tworzone są dodatkowe zakładki Indeks 1, Indeks 2 oraz Indeks 3. Przy pomocy tej opcji możesz zdefiniować, od którego pola indeksowego będzie się rozpoczynała kolejna zakładka.

Wymuś – wpisywanie tylko przy pomocy listy haseł! Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że przy opisywaniu dokumentów podczas ich deponowania w archiwum użytkownik nie będzie mógł w polach wpisowych dokonywać wpisów z klawiatury. Zostanie tym samym przymuszony, by wykorzystywać do tego celu 'Listę haseł', która tworzona jest osobno dla każdego pola. W przypadku utworzenia dla danego pola indeksowego listy haseł, przy tym jednak pozostawienie tej opcji niezaznaczonej, masz dodatkową możliwość wykorzystywania listy haseł oraz uzupełniania jej wpisami z klawiatury. Taka kombinacja pozwala uzupełniać długie, powtarzające się indeksy (zaczerpnięte z listy haseł) dodatkowo wpisaniem ich zakończeń z klawiatury, które od przypadku do przypadku zmieniają się każdorazowo (np. przy kontach bankowych). Stanowi to duże udogodnienie, poprawiające znacznie skuteczność indeksowania dokumentów przed ich deponowaniem.

* wpisz automatycznie przed szukanym tekstem: podczas szukania przy pomocy tej maski, ELO umieszcza w polu indeksowym znak wieloznaczny „*“ przed szukanym tekstem. W ten sposób definiujesz szukanie „z końcówką“. Przykład: jeśli w tej masce szukania wpiszesz w tym polu indeksowym „en” znalezione zostaną dokumenty, których wpisy w tym polu kończą się literami „en“ (szukane więc będzie *en).

* wpisz automatycznie po szukanym tekście: podczas szukania przy pomocy tej maski, ELO umieszcza w polu indeksowym znak wieloznaczny „*“ po szukanym tekście. W ten sposób definiujesz szukanie „z początkiem“. Przykład: jeśli w tej masce szukania wpiszesz w tym polu indeksowym „15” znalezione zostaną dokumenty, których wpisy w tym polu zaczynają się cyframi „15“ (szukane więc będzie 15*).

Przy tych opcjach należy przemyśleć następujące punkty: szukanie przy wykorzystaniu znaku wieloznacznego (*) prowadzić może do obszernej listy trafień, która jest wtedy mało przejrzysta. Podpowiedź * dołączana automatycznie do szukanego hasła poprzez maskę indeksowania podczas szukania jest nierozpoznawalna przez użytkownika i z tego względu prowadzić może do nieoczekiwanych wyników szukania. Dlatego też opcja ta powinna być stosowana tylko w tych miejscach, gdzie ma to rzeczywiście sens, a nie z zasady wszędzie.

Kolumna z wyższym priorytetem. Jeśli ta opcja zaznaczona zostanie przy danym polu indeksowym, zawartość jego zostanie pokazana w pasku obok nazwy dokumentu, zaraz po ukośniku. Jeśli przy dwóch polach indeksowych zostanie uaktywniona ta opcja, następna wartość pola pokazana będzie po drugim ukośniku. Funkcja ta ma na celu pokazanie w archiwum ELO istotnej dla użytkownika informacji zaraz przy nazwie dokumentu.

Poprzez kliknięcie zakładki z numerem 2 możesz w razie potrzeby zdefiniować drugie pole indeksowe. Nazwa dla pierwszego założonego pola indeksowego widoczna jest teraz na pierwszej zakładce zamiast numeru 1. Jeśli dokonałeś ustawień dla wszystkich potrzebnych pól indeksowych, rozpocznij przeprowadzanie ustawień w obszarze dotyczącym maski indeksowania, jako całości.

Numerowane zakładki
Slajd 6. Numerowane zakładki

Następna strona w tym temacie - Ustawienia ogólne.