Informacje ogólne o edytorze masek indeksowania

Jakość archiwum jest w bardzo dużym stopniu zależna od łatwości deponowania i odnajdywania dokumentów. Przy pomocy masek indeksowania możliwe jest standardowe ujmowanie dokumentów w pewne określone ramy, co pozwala na szybkie ich deponowanie. Te same rodzaje dokumentów będą zawsze opisywane tymi samymi maskami indeksowania (np. o nazwie Faktura) i przy ich pomocy deponowane. Maska taka zawierać będzie specjalne znamiona zdefiniowane przez użytkownika ELO lub przez administratora systemu. Do nich np. będą się zaliczały indeksy opisujące dokument, klucz dokumentu, ścieżka dokumentu (fizyczne miejsce zapisania go na dysku) lub miejsce zdeponowania do w archiwum ELO (skojarzenie, ew. połączenie z fizyczną ścieżką dokumentu), dzięki czemu ELO będzie mógł ten dokument automatycznie zdeponować. Innymi słowy mówiąc, maski indeksowania oraz ich elementy to meta dane, które opisują dosłownie każdy dokument/obiekt znajdujący się w archiwum ELO. Inne spotykane określenia, używane przez osoby pracujące przy dokumentach, które odpowiadają terminologii masek indeksowania, to np. ‘rekordy’, ‘słowa kluczowe’, ‘tagi’, itp. W każdym razie, wszystkie te słowa, czy wyrażenia, opisują każdy dokument w pewien specyficzny sposób, umożliwiający łatwiejsze ich wyszukiwanie, grupowanie, systematyzowanie, itp.

W obszarze edytora masek indeksowania można zakładać nowe maski, zmieniać (edytować) istniejące już lub też usuwać z systemu niepotrzebne maski. Maski indeksowania zawierają pola wpisowe przeznaczone do obligatoryjnego lub sensownego opisywania dokumentów. Poniżej pokazany jest widok okna dialogowego, które otwierane jest zawsze przy deponowaniu dokumentu, lub w celu edycji poszczególnych pól wybranej tu maski. Zaznaczona tu jest maska ‘Faktura’, która to utworzona zostanie w trakcie tego rozdziału.

Maska Faktura
Slajd 1. Dialog masek indeksowania, przeznaczony do indeksowania dokumentów.

Wszystkie maski indeksowania widoczne w powyższym dialogu, po prawej stronie, zostały utworzone w trakcie instalacji programu ELO lub ręcznie po zakończeniu instalacji. Ręcznego utworzenia maski dokonujemy w dialogu ‘Edycja maski dokumentów’. Otwieramy go na dwa sposoby: poprzez wybór ikony ‘Maski indeksowania’ z listwy narzędziowej szybkiego wyboru, która znajduje się w widoku ELO na samej górze ekranu, lub poprzez jednoczesne wciśnięcie klawiszy CTRL + F3.

Poniżej przedstawiony jest widok edytora masek indeksowania. Przyjrzyjmy się jego budowie. Mniej więcej w odległości 1/3 wysokości okna dialogowego, poziomo przebiega listwa składająca się z 50 ponumerowanych zakładek. Powyżej tej listwy znajdują się pola definiujące, opcje, boksy do zaznaczenia i przyciski, które wszystkie razem odnoszą się do każdej ponumerowanej zakładki w szczególności. Czyli ustawienia dotyczą tylko zaznaczonej zakładki, a każda nowa zakładka wymaga nowego zdefiniowania jej ustawień. Poniżej tej listwy znajdują się pola definiujące oraz boksy do zaznaczenia, które odnoszą się do całej maski indeksowania/dokumentu, a tym samym do wszystkich dokumentów, które będą tą maską deponowane.

Użytkownicy mogą tworzyć maski indeksowania tylko pod warunkiem posiadania uprawnień administracyjnych lub nadanego przez administratora systemu – uprawnienia – ‘Edycja maski indeksowania’.

Edytor masek indeksowania
Slajd 2. Edytor masek indeksowania.

Kliknij przycisk Nowa maska (skrót klawiszy: ALT+N). W otwartym dialogu wpisz nazwę maski (np. Faktura) i kliknij OK.
Teraz niektóre pola wpisowe zostały wypełnione domyślnymi podpowiedziami, a w polu Nazwa maski widnieje teraz podana przez Ciebie nazwa.

Pierwsze pole wpisowe w nowo utworzonej masce nazywa się zawsze Nazwa/Skrót, drugie Data obiektu oraz trzecie Data deponowania (porównaj z powyżej pokazaną maską Faktura – slajd 1). Są one tam umieszczone domyślnie bez możliwości zmiany. Oznacza to, że pierwsze pole indeksowe, jakie utworzyłeś dla twojej nowej maski jest zawsze jej czwartym polem indeksowym.

Zasadniczym celem utworzenia nowej maski indeksowania jest stworzenie rozbudowanej definicji, opisującej wyczerpująco określony typ dokumentów, które przy pomocy tej maski będą deponowane w naszym archiwum. Zazwyczaj nazwa maski jest tzw. nazwą mówiącą, czyli informującą nas z jakiego rodzaju dokumentami mamy do czynienia. Maski indeksowania nazywane są czasami maskami dokumentów, ponieważ w edytorze masek możesz utworzyć maskę dla każdego rodzaju dokumentu, jaki tylko możesz sobie wyobrazić, na przykład dla:

  • korespondencji,
  • faktur,
  • protokołów kontroli,
  • obliczeń kosztów delegacji
  • promocji
  • prospektów firmowych, itp.

Tak więc przed rozpoczęciem tworzenia maski należy się zastanowić i w kontekście maski jako całości odpowiedzieć na następujące pytania:

  • jaki rodzaj dokumentów będą opisywały
  • czy będzie ona służyła do automatycznego deponowania tych dokumentów, czy do ręcznego (przy automatycznym deponowaniu trzeba zdefiniować pole ‘Formuła indeksu’)
  • czy używanie tej maski ma być zawężone do niewielkiej grupy użytkowników, którzy będą mieli prawo z niej korzystać, z uwagi na ważność czy tajność deponowanych dokumentów (przydzielenie 'klucza maski')
  • gdzie fizycznie deponowane mają być dokumenty (ustawienie ścieżki dokumentu, na którym dysku lub na której maszynie w sieci)
  • czy wpis dokumentów deponowanych tą maską mają się wyróżniać wśród innych wpisów archiwum jakimś określonym kolorem (określamy barwę w polu ’Kolor wpisu’)
  • określenie praw dostępu do zdeponowanych dokumentów (którzy użytkownicy i z jakimi prawami dostępu)
  • jaki będzie status dokumentów deponowanych w archiwum w kontekście ich edycji (dowolna edycja, kontrola wersji, blokada edycji)
  • czy deponowane dokumenty będą zawierały kod kreskowy (możliwość automatycznego opisywania i deponowania dokumentów w archiwum po odczytaniu kodu kreskowego)
  • czy przy deponowaniu dokumentu w archiwum istnieje potrzeba przedstawienia go w określonym dniu określonemu użytkownikowi ELO, w celu przypomnienia mu o dokonaniu określonej czynności z tym/na tym dokumencie (zdefiniowanie użytkownika)
  • czy deponowane tą maską dokumenty powinny być zaszyfrowane, co oznacza, że widok ich treści będzie w ELO ukryty dla użytkowników, którzy nie dysponują udostępnioną im strefą szyfrowania (wyznaczenie 'strefy szyfrowania' dla dokumentów tej maski)
  • czy dokumenty deponowane tą maską posiadają obligatoryjny, ustawowy termin przechowywania dokumentacji, po którym mogą one być usunięte z archiwum długoterminowego (określenie 'daty przeterminowania').

Dla maski jako całości określamy również czy jest to wyłącznie maska deponowania dokumentów (zaznaczamy tylko boks ‘Użyj tę maskę jako maskę dokumentu’), czy wyłącznie lub również jako maska przeszukiwania (zaznaczamy tylko boks ‘Użyj tę maskę jako maskę przeszukiwania’ lub obydwa boksy razem). Ponadto dodatkowo możemy określić czy treść dokumentów deponowanych tą maską ma być umieszczona w pełno-tekstowej bazie danych Fulltext (zaznaczając boks ‘Przejmij dokument do Fulltext’), jak również skorzystać z automatycznego asystenta deponowania (zaznaczając boks ‘Załóż automatycznie ścieżkę’).
Na samym dole edytora masek indeksowania znajduje się pole o nazwie ‘Nagłówki’, które służy do definiowania dodatkowych zakładek w widoku masek indeksowania, z prawej strony zakładki ‘Baza’ (patrz slajd 1 oraz opis tej funkcjonalności w tym dokumencie, w akapicie zatytułowanym ‘Nagłówki‘).
Następnie należy zdecydować/skonsultować, jakie pola indeksowe są niezbędne, a jakie potrzebne dla skutecznego zarządzania dokumentami w ELO oraz dla szybkiego i bezbłędnego ich wyszukiwania. W tym celu definiujemy pola wpisowe znajdujące się w górnej części edytora masek.
Definiowane pola indeksowe pokazywane będą w masce indeksowania w zakładce Baza (porównaj na slajdzie 1) lub też na dodatkowych zakładkach zdefiniowanych w polu ‘Nagłówki’, przy wykorzystaniu przycisku ‘Zaprojektuj pola maski’. W edytorze masek pola te oznaczone są kolejnymi numerami, a po nadaniu im nazwy numery ich zostaną zastąpione tymi właśnie nazwami.

Następna strona w tym temacie - Opis pól wpisowych maski.