Deponowanie dokumentów z Postboxu do Archiwum.

Samo skanowanie do obszaru Postbox, jak również możliwości z tym związane, opisane zostało w podręczniku Skanowanie dokumentów w ELO. Tutaj opisany zostanie przebieg deponowania dokumentów do archiwum ELO.
Istnieją cztery podstawowe sposoby deponowania dokumentów z Postboxu do Archiwum i tak też nazywają się instrukcje, znajdujące się w listwie narzędziowej Postboxu:

   1. Deponuj w archiwum
   2. Deponuj automatycznie
   3. Deponowanie bezpośrednie
   4. Deponuj anonimowo (bezpośrednio)

W ELO istnieje jeszcze możliwość deponowania dokumentów z Postboxu do Archiwum przy pomocy funkcji Connector (opisane jest to w podręczniku o tej samej nazwie), jak również występują dwie funkcje, których celem jest dołączenie do dokumentu zdeponowanego już w Archiwum dodatkowych stron lub deponowanie dokumentu zaznaczonego w Postboxie, jako nowej wersji dokumentu zdeponowanego już w Archiwum. Te dwie funkcje opisane zostaną poniżej

Funkcja Deponuj w archiwum.

Funkcja Deponuj w archiwum służy do umieszczania jednego lub wielu zaznaczonych w Postboxie dokumentów w wybranym miejscu archiwum. Użycie tej funkcji spowoduje otwarcie okna dialogowego o nazwie Deponowanie w archiwum poprzez dialog wyboru, w którym możemy wybrać dowolne miejsce w strukturze archiwum.

Dialog wyboru
Slajd 1. Deponowanie w archiwum poprzez dialog wyboru

Jeśli w strukturze archiwum nie ma potrzebnego nam katalogu, możemy go tu utworzyć. W tym celu zaznaczamy określony/właściwy katalog i klikamy przycisk Nowy podelement.
Możemy posłużyć się również katalogami z obszaru Faworyci. Tam również możemy modyfikować najczęściej używane katalogi. W tym celu zaznaczamy interesujący nas katalog w strukturze archiwum, a następnie kliknięciem przycisku Dołącz lub Usuń, możemy modyfikować naszą listę.

Jeśli już katalog/element struktury został wybrany, klikamy przycisk OK. Otwarty zostanie dialog z maskami indeksowania, w którym wybieramy właściwą dla deponowanego dokumentu nazwę maski. Wypełniamy pola indeksowe i klikamy OK. Otwarty zostanie teraz dialog Komentarz wersji, w którym wpisujemy kolejny numer wersji tego dokumentu, ewentualny komentarz do tego oraz zaznaczamy lub nie, poniższe opcje, jeśli ma to dla nas określone znaczenie.

Komentarz wersji
Slajd 2. Dialog dla opisania dokumentu komentarzem wersji

Po kliknięciu przycisku OK, otwarte zostanie jeszcze okno informacyjne, w którym przeczytać możemy o dokonanej akcji. Jeśli teraz klikniemy OK, dokument zostanie przekazany do archiwum i zdeponowany w katalogu, który wcześniej wybraliśmy.

Uwaga: Przy deponowaniu wielu dokumentów jednocześnie, wszystkie dokumenty zdeponowane zostaną w elemencie struktury, który wybrany został dla pierwszego dokumentu. Przy deponowaniu skojarzeń z dokumentami za pomocą tego dialogu, deponowane one są również każdorazowo w pierwszym wybranym elemencie struktury. Opcje zdefiniowane przy deponowaniu pierwszego dokumentu (miejsce deponowania, skojarzenia, itp.), obowiązują również dla wszystkich dalszych dokumentów deponowanych tą metodą.

Funkcja Deponuj automatycznie.

Funkcja Deponuj automatycznie wykonuje praktycznie to samo zadanie, które opisane zostało w poprzednim punkcie. Różnica polega na tym, że pominięte zostanie okno dialogowe, pokazane na slajdzie 1. Pominięta w tej metodzie funkcja wyboru miejsca deponowania dokumentu w archiwum odbywa się automatycznie poprzez użycie formuły indeksu, która wcześniej została zdefiniowana przez administratora systemu. Formuła ta posługując się informacjami wpisywanymi przez nas podczas wypełniania maski indeksowania, kieruje nieomylnie deponowany dokument do ściśle określonego miejsca w archiwum ELO, które do tego celu zostało również w określony sposób skonfigurowane. Jak powstaje lub jak tworzymy formułę indeksu oraz jak konfigurujemy do tego celu strukturę archiwum, można przeczytać w podręczniku zatytułowanym Tworzenie „Formuły indeksu”.

Funkcja Deponuj bezpośrednio.

Funkcja ta jest przydatna przede wszystkim w dwóch przypadkach:

  • kiedy niemożliwe jest zastosowanie funkcji Deponuj automatycznie, gdyż dla tego konkretnego miejsca w archiwum nie istnieje żadna specjalna maska lub
  • kiedy masz wiele dokumentów o zróżnicowanych typach (do deponowania których użyte zostały różne maski indeksowania), które musisz zdeponować w tym samym rejestrze

W celu wykorzystania funkcji Deponuj bezpośrednio, przenosimy się do arkusza Archiwum i zaznaczamy odpowiedni/żądany katalog, w którym zdeponowane mają być te dokumenty. Następnie powracamy do Postboxu i poddajemy indeksacji dokumenty przeznaczone do deponowania, jeśli jeszcze nie zostało to zrobione. Zaznaczamy teraz wszystkie te dokumenty (przy wciśniętym klawiszu Shift lub Ctrl) i wybieramy z listwy narzędziowej Postboxu lub z jego menu kontekstowego funkcję Deponuj bezpośrednio. Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną zdeponowane w otwartym poprzednio katalogu. Dla każdego z nich otwarty zostanie dialog masek indeksowania, gdzie przeprowadzamy opisywanie dokumentu indeksami.

W tym miejscy chciałbym zwrócić uwagę na pewną funkcjonalność, która przyczyni się niewątpliwie do zwiększenia komfortu pracy. Mianowicie podczas deponowania tą metodą wielu dokumentów naraz, po każdym zdeponowanym dokumencie okno z maskami indeksowania będzie się otwierało na nowo z zaznaczoną zawsze tą samą maską. Aby nie wybierać każdorazowo żądanej przez nas innej maski, w programie ELO, w obszarze funkcyjnym Postbox, w grupie funkcyjnej listwy narzędziowej Indeksowanie, istnieje menu Drop Down o nazwie Maska. Jeśli ustawimy w nim określoną nazwę maski indeksowania, dialog z maskami będzie się otwierał z zawsze zaznaczoną tą właśnie maską.

Wybór maski domyślnej
Slajd 3. Wybór maski domyślnej

Zamiast korzystania z funkcji Deponuj bezpośrednio, wybranej zarówno z listwy narzędziowej Postboxu, jaki i z jego menu kontekstowego, możemy w tym samym celu skorzystać z funkcjonalności Drag&Drop. Ustalamy oczywiście najpierw miejsce deponowania dokumentów w Archiwum, jak powyżej, a następnie przenosimy zaznaczone w Postboxie dokumenty przy pomocy funkcji Drag&Drop, upuszczając je z prawej strony na zakładce Archiwum [F5].

Funkcja Deponuj anonimowo (bezpośrednio).

Upraszcza ona deponowanie większej ilości dokumentów, przy których nie zależy nam, aby każdy z nich opisywany był w odrębnym procesie indeksacji. Przypuśćmy, że mamy w Postboxie dużo zaległych dokumentów, które nazbierały się tam przez dłuższy okres czasu i które chcemy co prawda zdeponować w archiwum, ale nie chcemy ich teraz pojedynczo indeksować lub w ogóle nie chcemy poddać ich indeksacji. Przy pomocy tej funkcji możemy za jednym zamachem zdeponować wszystkie dokumenty przy użyciu jednej maski, jak również przy pomocy tych samych informacji indeksowych w miejscu wcześniej zaznaczonym w Archiwum. Sposób postępowania jest tu analogiczny, jak w przypadku Deponowania bezpośredniego, jednak w tym przypadku nie następuje otwarcie dialogu masek indeksowania oddzielnie dla każdego z deponowanych dokumentów. W razie potrzeby, można później w każdej chwili pojedyncze dokumenty obejrzeć i jeśli będzie to konieczne - ponownie zindeksować przy pomocy docelowych już masek.

Trzeba tu zaznaczyć, że przy tej metodzie wszystkie dokumenty zdeponowane zostaną w archiwum pod jedną wspólną nazwą, wpisaną w polu Nazwa/skrót. Jeśli chcemy, aby nazwy ich różniły się w określony sposób, można użyć parametru ## przy nadawaniu nazwy wszystkim tym dokumentom, co spowoduje, że wszystkie archiwizowane dokumenty zostaną nazwane tą samą nazwą i ponumerowane po kolei od 1 wzwyż. Wstawienie pomiędzy te dwa podwójne krzyże np. cyfry 4 (#4#) spowoduje, że odliczanie nazw dokumentów zacznie się od numeru 4, następny otrzyma numer 5, itd.

Dalsze informacje znajdziesz pod tematem Z Exploratora Windows do Archiwum.