Użytkownicy archiwum

Po utworzeniu potrzebnej nam struktury archiwum, należy zdefiniować użytkowników w systemie, (czyli pracowników firmy) i przydzielić im odpowiednie uprawnienia. Celem tego będzie nadanie uprawnień dostępu do określonych dokumentów dla jednych użytkowników, natomiast uniemożliwienie dostępu do tych dokumentów dla innych użytkowników. Ponadto dla tych użytkowników należy również zdefiniować inne uprawnienia odnośnie funkcji wykonywanych przez nich w archiwum ELO, np. skanowanie, definiowanie masek indeksowania, tworzenie struktury archiwum, zakładanie nowych użytkowników, itp. Wszystkie te czynności wykonujemy w dialogu ‘Zarządzanie użytkownikami’, który wywołujemy z menu ‘ELO/Ustawienia systemu/Użytkownicy’ oraz w dialogu ‘Edycja praw dostępu do obiektu’, wywołanego przy pomocy rozkazu ‘Uprawnienia’, wybranego z menu kontekstowego obiektu, zaznaczonego w archiwum ELO. Po bliższe informacje w tym zakresie odsyłam do podręcznika ELO. Jako wskazówka: przypisanie do zaznaczonego w ELO katalogu określonego użytkownika oraz usunięcie wpisu ‘Wszyscy’, oznacza, że tylko ten użytkownik będzie miał do niego dostęp. Można do tego samego katalogu dołączyć innego użytkownika i usunąć mu wszystkie uprawnienia z wyjątkiem uprawnienia do ‘Czytania’. Oznacza to, że będzie on widział dokumenty w tym folderze, jednak nie będzie mógł ich edytować. Podobna sytuacja nastąpi po zamknięciu określonego katalogu lub np. dokumentu określonym kluczem, np. kluczem o nazwie ‘Dostęp’. Dokonujemy tego poprzez przydzielenie tego klucza zaznaczonemu w ELO katalogowi lub dokumentowi w dialogu ‘Edycja praw dostępu do obiektu’. Efektem takiego postępowania jest brak wpisu tego katalogu, czy dokumentu w widoku archiwum ELO u każdego użytkownika, który nie będzie miał przydzielonego klucza o tej nazwie (w dialogu ‘Zarządzanie użytkownikami’ lub w dialogu ‘Edycja kluczy’, otwartego poprzez kliknięcie w menu ELO/Ustawienia systemu/Klucze). Efekt ten jest w swojej istocie 100% zabezpieczeniem przed nieuprawnionym dostępem, ponieważ jeżeli w widoku ELO nie istnieje wpis dokumentu/katalogu, nie można go otworzyć, ominąć zabezpieczenia, czy zrobić cokolwiek innego, aby go zobaczyć.

Dla lepszego poznania ELOoffice przeczytaj teraz Deponowanie dokumentów.