Maski indeksowania

Następnie tworzymy kilka podstawowych masek indeksowania. Maski indeksowania są to jakby metryczki dla każdego (rodzaju! lub inaczej typu!) dokumentu, które zawierają cały szereg pól wpisowych (można ich zdefiniować do 52 sztuk dla każdej maski indeksowania). Każde takie pole może mieć dowolną nazwę, adekwatną do potrzeb występujących w danej firmie. Z kolei dla każdego z tych pól można utworzyć specyficzną dla niego listę haseł, dzięki której można tak przygotowane hasła wykorzystywać przy opisywaniu w tych polach różnorakich dokumentów. Używanie listy haseł zapobiega przed literówkami, które zawsze mogą się przytrafić podczas wpisywania tekstu z klawiatury, jak również używania przez różnych pracowników sobie tylko znanych indeksów dla określonych dokumentów. Obydwie te cechy mogą się przyczynić później do trudności w odnalezieniu konkretnego dokumentu. Tak więc stosowanie list haseł jest niezmiernie ważnym aspektem przy budowie archiwum. Istnieje podstawowa zasada, która mówi, że elementy struktury archiwum (czyli np. Księgowość, Sekretariat, Marketing, Magazyn lub ich podkatalogi, np. dla Magazynu – Faktury wychodzące, Faktury przychodzące, Zamówienia, itp.) deponowane powinny być w archiwum wyłącznie przy pomocy maski indeksowania o nazwie ‘Element struktury’, natomiast wszystkie pozostałe elementy archiwum, czyli dokumenty – deponowane będą przy pomocy masek indeksowania, utworzonych przez administratora systemu ELO, których nazwy będą jednocześnie wskazywały na rodzaj lub typ dokumentu (tzw. nazwy mówiące, np. ‘Faktury’, ‘Umowy’, ‘Dane osobowe’, itp.).  Aby utworzyć nową maskę indeksowania należy skorzystać z dialogu ‘Edycja maski dokumentów’, którą można otworzyć poprzez kliknięcie w menu ELO

Menu ELO

na ‘Ustawienia systemu’, a następnie ‘Maski indeksowania’

Maski indeksowania

Więcej na temat masek indeksowania znajdziesz tutaj.

Przeczytaj również ważny temat Użytkownicy archiwum.