Struktura archiwum

Po otwarciu właśnie zainstalowanego ELO, najczęściej mamy do czynienia z zainstalowanym wstępnie (podczas instalacji) archiwum ‘Demo’. Jest to archiwum przeznaczone wyłącznie do szkolenia się i ćwiczeń. Archiwum produkcyjne, czyli takie, w którym już będziemy deponowali dokumenty firmowe, trzeba najpierw utworzyć. W tym celu, w oknie dialogowym ‘ELOoffice – dialog logowania’, w polu wpisowym ‘Archiwum’ przy pomocy funkcji Drop/Dawn wybieramy wpis ‘Nowe archiwum’, a następnie klikamy przycisk ‘OK’. W otwartym oknie dialogowym ‘Załóż nowe archiwum’ wpisujemy nazwę dla nowego archiwum i klikamy ‘OK’. Teraz zostanie otwarte nowe archiwum ELO, w którym można zobaczyć tylko jeden katalog o nazwie, którą przed chwilą wpisaliśmy, jako nazwę nowego archiwum. Przystępujemy do tworzenia poszczególnych katalogów odzwierciedlających strukturę naszej firmy. Korzystamy tu z funkcji/rozkazu ‘Nowy katalog’. W otwartym dialogu masek indeksowania, wybieramy nazwę maski ‘Element struktury’, jeśli nie jest zaznaczona i wpisujemy nazwę dla foldera struktury, np. ‘Księgowość’. Następnie klikamy ‘OK’. W ten sposób należy podzielić całe archiwum na działy funkcjonalne, nadać im nazwy, następnie podzielić je na działy na działy tematyczne i również przydzielić im adekwatne nazwy. Z kolei ustalić nazwy poszczególnych katalogów, podkatalogów. na które podzielone zostaną podzielone działy tematyczne. Oczywiście nie schodzimy z tymi podziałami zbyt głęboko, gdyż będzie to mało przejrzyste. Tyle tylko, aby spełniało to nasze potrzeby.

Następny aspekt w tym temacie, kliknij Maski indeksowania