Program do archiwizacji dokumentów ELOoffice

• Startujesz bez wysiłku

ELOoffice zawiera branżowo-neutralną strukturę z szablonami dla najczęściej używanych typów dokumentów, np. faktur, dowodów dostaw, umów, dokumentów działu personalnego, itp. Możesz wygląd tych szablonów łatwo dostosować do własnych potrzeb, tworząc z nich typowe dokumenty firmowe, które dostępne są w centralnym archiwum dokumentów. Do różnego typu dokumentów można przydzielać szczegółowe uprawnienia, definiując bardzo dokładnie, którzy użytkownicy mają dostęp do których szablonów.

• Zachowasz przejrzystość

Program do archiwizacji dokumentów ELOoffice to strukturalne zarządzanie wszystkimi dokumentami związanymi z Twoją działalnością, w odniesieniu do spraw i klientów, centralnie z jednego miejsca. Wszyscy współpracownicy, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia, mogą mieć dostęp do określonych dokumentów. Dokumenty, do których określony pracownik nie ma uprawnień (np. uprawnienia "Czytania"), nie zobaczy nawet wpisu tego dokumentu na ekranie swojego monitora, na którym otwarty będzie program do archiwizacji dokumentów ELOoffice.

• Dokumenty posiadasz zawsze w zasięgu ręki

Archiwizacja dokumentów w Twoim archiwum ELOoffice, to nie tylko dostęp do nich w biurze. Posiadasz do nich dostęp również poprzez Twój smartfon lub tablet, czyli również wtedy, kiedy się znajdujesz w drodze.

• Bezpieczne archiwizowanie dokumentów w dłuższej perspektywie

Program do archiwizacji dokumentów ELOoffice archiwizuje Twoje dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi. Dla archiwizacji długoterminowej Twoje dokumenty będą zapisane w niezmienialnym formacie TIFF lub PDF/A. W ten sposób zagwarantowana jest ich czytelność jeszcze na wiele lat.

• Pracujesz z Twoimi zwykłymi programami

Nadal twórz dokumenty w Twoim zwykłym otoczeniu MS Office, tu się nic nie zmieni. Natomiast archiwizowanie dokumentów będziesz dokonywał w ELOoffice bez żadnych kroków pośrednich. Wystarczy jedno kliknięcie, a dokument Tworzony przez Ciebie np. w programie Microsoft Word, zostanie przeniesiony do programu ELOoffice i tam zostanie poddany archiwizacji.

• Przyspieszasz Twoje deponowanie

Digitalizacja dokumentów odbywa się jednym kliknięciem. Archiwizacja dokumentów dokonuje się już automatycznie, w określonym katalogu ELOoffice. Ta czynność dla wielu dokumentów w stosie, jest również bezproblemowo możliwa. Zastosowanie kodów kreskowych (moduł Barcode) umożliwia pełną automatyzację archiwizacji dokumentów. Bowiem informacje zawarte w kodzie kreskowym, zostają przyporządkowane poszczególnym indeksom (rekordom) dokumentów, co powoduje przeniesienie opisanego już dokumentu do ściśle określonego miejsca archiwum, bez jakiejkolwiek ingerencji pracownika.

• Redagujesz dokumenty mobilnie przy użyciu smartfona

ELOoffice umożliwia mobilne ujmowanie i redagowanie dokumentów podczas podróży. Zredagowane dokumenty przeniesione zostaną jednym kliknięciem do archiwum ELOoffice. Możliwe to jest poprzez aplikację ELO QuickScan.

• Zabezpieczanie danych

Dzięki tej funkcji można zabezpieczyć kompletny zasób archiwum, który znajduje się w ELOoffice. Zabezpieczanie danych jest przede wszystkim przewidziane do zastosowania przy awarii twardego dysku, w przypadku, kiedy z różnych powodów, nie będzie można odwołać się w ELOoffice do danych archiwum.